Administrasi Pejabat Pemerintahan dalam Genggaman, Terobosan “Si Anak Bungsu”

Mudari, pria 50 tahun yang memulai pengabdiannya di Bagian Mutasi Jabatan Sekretariat Kabinet, kini dipercaya memegang kendali Biro Administrasi Pejabat Pemerintah. Mudari menceritakan kembali perubahan yang terjadi pada era Presiden Susilo Bambang Yudhoyono. “Ada pembagian pekerjaan. Khusus Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah yang semua tadinya  ada di Sekretariat Kabinet, diberikan ke Kementerian Sekretariat Negara. Sementara pekerjaan terkait Keputusan Presiden, Instruksi Presiden, dan Peraturan Presiden diberikan ke Sekretariat Kabinet”. Pembagian tersebut memperjelas tugas dan posisi Presiden sebagai Kepala Negara dan Kepala Pemerintahan. Presiden sebagai Kepala Negara, tugas dan pekerjaannya dibantu oleh Kementerian Sekretariat Negara, sementara peran sebagai Kepala Pemerintahan disokong oleh Sekretariat Kabinet.

Pada era Presiden Joko Widodo, perubahan fungsi dan tanggung jawab kembali mengalami perubahan. Terjadi penyatuan kembali tugas dan fungsi yang dipisahkan oleh era kabinet sebelumnya. Menteri Sekretaris Negara, Pratikno dan Sekretaris Kabinet saat itu, Andi Widjajanto, memutuskan menarik seluruh tugas dan pekerjaan-pekerjaan yang telah lama terpisah, menjadi satu kesatuan yang berada di bawah Kementerian Sekretariat Negara. Selanjutnya, Biro Administrasi Aparatur  diberi nama Biro Administrasi Pejabat Pemerintah. “Kita datang ke sini itu seperti  ‘anak bungsu’. Semua sudah tertata, kita hanya mengikuti apa yang ada di sini,” ujar Mudari.

Berdasarkan Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 3 Tahun 2015 pasal 781, Biro Administrasi Pejabat Pemerintah memiliki tugas: 1) Pengadministrasian pengangkatan dan pemberhentian pejabat pemerintahan dan pejabat lainnya yang wewenang penetapannya berada pada Presiden atau memerlukan persetujuan Presiden; 2) Pengadministrasian kenaikan pangkat dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil yang wewenang penetapannya berada pada Presiden; dan 3) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Deputi Bidang Administrasi Aparatur.

Sistem Informasi Administrasi Pejabat Pemerintahan

Tidak dapat dipungkiri, sistem ‘layanan datang di tempat’ yang sejak dahulu berjalan, menimbulkan permasalahan, pengaduan terus diterima. Hal inilah yang kemudian justru menggerakkan Biro Administrasi Pejabat Pemerintah untuk berinovasi membuat sistem pelayanan. Biro Administrasi Pejabat Pemerintah hendak memprioritaskan publiknya yang berasal dari seluruh daerah yang tersebar di Indonesia. “Kami tidak ingin mereka rugi datang ke Jakarta hanya untuk mengurus ini semua. Saya ingin orang-orang merasa terbantu. Jadi penilaian bukan dari dalam sini, tapi dari luar sana,” ujarnya.

Biro Administrasi Pejabat Pemerintah meluncurkan sistem informasi yang merangkum seluruh arsip dokumen biro secara online dan memungkinkan integrasi data dengan seluruh stakeholders. Portal online Sistem Informasi Administrasi Pejabat Pemerintahan (SIAPP) dapat diakses dengan alamat siapp.setneg.go.id atau dapat dilihat tautannya di www.setneg.go.id. “Kita ingin semua bisa online, tanpa berkas fisik sudah bisa ke sini”, ujar Kepala Subbagian Pengolahan dan Penyajian Data, Aprilianti Maharani. Lebih lanjut ia menyatakan, “Kita juga inginkan adanya integrasi dengan Badan Kepegawaian Negara. Pertimbangan teknis dari Badan Kepegawaian Negara kadang menjadi kendala”.

Portal online SIAPP dinilai dapat menjadi jawaban atas masalah informasi dan waktu yang selama ini menjadi kendala bagi Biro Administrasi Pejabat Pemerintah dalam memberikan pelayanan publik. Publik yang selama ini diwajibkan datang ke Kementerian Sekretariat Negara untuk melakukan pengecekan status, kini dapat mengakses portal online SIAPP melalui ponsel, hanya sejauh dalam genggaman. Waktu proses dokumen yang dahulu hingga berbulan-bulan diharapkan kini dapat lebih efisien hingga hanya dalam hitungan hari.

Kepala Biro Administrasi Pejabat Pemerintah, Mudari mengharapkan portal online SIAPP dapat menjadi salah satu hadiah dari hasil kerjanya selama 30 tahun yang akan dikenang.  Mudari berjanji portal online ini akan dapat menjawab harapan publik, “SIAPP akan berubah mengikuti tuntutan. Kami terbuka. Bahkan nanti tanggal 21-22 Februari, kami akan menyebarkan kuesioner untuk minta pendapat, dan itu akan kami ulang lagi 6 bulan kemudian. Kalau memang pendapat mereka positif, akan kita teruskan. Kalau pendapatnya negatif, kami cari apa yang mereka butuhkan.”

Geliat si anak bungsu dalam berinovasi menghadirkan portal online SIAPP sejalan dengan kepedulian Menteri Sekretaris Negara, Pratikno dalam melakukan debirokratisasi dan deregulasi di Kementerian Sekretaris Negara. Tidak percuma, dalam acara Apresiasi Inovasi Kemensetneg 2016 yang berlangsung tanggal 6 Februari 2017 lalu, portal tersebut berhasil meraih peringkat pertama untuk kategori Debirokratisasi. Prestasi tersebut sekaligus menjadi kontribusi “si anak bungsu”, Biro Administrasi Pejabat Pemerintah, untuk terus memoles citra transparansi yang diusung Kementerian Sekretariat Negara. Sekali lagi, keberanian berinovasi dan meninggalkan prinsip business as usual adalah kunci awal dari sesuatu yang besar. (RGM – Humas Kemensetneg)