Delapan puluh mahasiswa Sekolah Vokasi Kearsipan Universitas Gadjah Mada menyambangi Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg), Jakarta, Rabu (24/10).
Mengetahui lebih dalam tentang arsip di Kemensetneg, memulai pemaparan Kepala Biro Tata Usaha Sari Harjanti mengungkapkan tahun ini Arsip Kemensetneg memperoleh penghargaan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). “Kemensetneg memperoleh penghargaan dalam Audit Pengawasan Kearsipan dengan predikat sangat baik, ada tiga Kementerian di tingkat nasional yang memperoleh penghargaan sangat baik, yang pertama Kementerian Kesehatan, kedua Kemensetneg, dan ketiga Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan,” ujar Sari.
Sari menerangkan, bahwa arsip di Kemensetneg mempunyai tugas yang cukup berat. “Yang mengurusi arsip ini ada Bagian Arsip di Biro Tata Usaha, bagian yang menjalankan fungsi kearsipan di Kementerian, tugasnya cukup berat, karena bukan hanya mengelola arsip in aktif saja, tapi juga mempersiapkan proses pemindahan atau penyerahan kepada ANRI dan juga membina kepada arsip-arsip yang ada di unit kearsipan dibawahnya,” terangnya.
Bagian Arsip Kemensetneg juga sudah mempunyai inovasi dalam mengelola arsip. “Inovasi yang dilakukan oleh Bagian Arsip adalah SimArsip didalam sistem informasi kearsipan itu semuanya sudah memenuhi kebutuhan para Arsiparis yang mengelola kearsipan, di situ ada tanya jawab kearsipan, kemudian bagaimana cara mengelola arsip yang baik, kemudian bagaimana cara memindahkan, bagaimana cara membuat data arsip, semuanya komunikasi di sistem informasi,” jelas Sari.
Tak hanya pemaparan, para mahasiswa juga diajak berkunjung ke Bagian Arsip untuk mengetahui cara kerja SimArsip dan juga proses arsip dari microfilm. Eddy, salah satu penanya terbaik mengungkapkan bahwa Kemensetneg memiliki pengelolaan arsip yang baik dengan adanya inovasi. “Pengelolaan arsip di Kemensetneg menurut saya bagus sekali, dan adanya inovasi berupa SimArsip sangat membantu para arsiparis untuk mengelola, dan saya sangat senang melihat proses kearsipan di sini,” ujarnya.
Disela acara dibagikan pula suvenir bagi mahasiswa yang bisa menjawab pertanyaan dan tak lupa penyerahan cendera mata sebagai menutup rangkaian kunjungan mahasiswa ini. (ART, Humas Kemensetneg)