Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) menyelenggarakan Rapat Koordinasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (Rakor PPID) dan Layanan Kehumasan Terintegrasi sehubungan dengan telah ditandatanganinya Keputusan Menteri Sekretaris Negara Nomor 112 Tahun 2021 tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, hal ini dilakukan sekaligus sebagai sosialisasi kepada para PPID dan perangkatnya secara daring melalui zoom meeting, Jum’at (30/4).
Kegiatan rapat koordinasi secara virtual ini dihadiri oleh jajaran PPID Pelaksana dari masing-masing satuan organisasi yang ada di lingkungan Kemensetneg. Rapat koordinasi dibuka oleh Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara, Setya Utama, yang menekankan pentingnya membangun komitmen bersama dan shared vision dalam terus meningkatkan Branding Kemensetneg agar ruang publik dapat diisi dengan optimisme kerja dan beragam inovasi dan kreatifitas yang telah dikembangkan pada satuan organisasi agar dapat menjadi teladan dan inspirasi bagi organisasi kerja lainnya.
“Membangun branding Kemensetneg merupakan langkah strategis yang perlu terus dikembangkan dan mendapatkan dukungan optimal dari seluruh kepentingan yang ada. Pengintegrasian data dan informasi menuju Pelayanan Kehumasan Kemensetneg Dilan Proaktif (Digital Melayani Profesional dan Inovatif), menjadi enabler factor yang perlu kita sukseskan bersama”, ujar Setya.
Dengan PPID yang baru, diharapkan peran para PPID Pelaksana dan para kontributor dari masing-masing unit kerja dapat terus ditingkatkan dalam menyukseskan integrasi data dan informasi, serta pemberitaan baik terkait kinerja organisasi masing-masing sehingga dapat meningkatkan branding Kemensetneg dan juga sebagai upaya menyederhanakan proses kerja dan memotong mata rantai birokrasi dalam tata kelola informasi publik melalui pemanfaatan kemajuan teknologi informasi.
Pada Rakor juga dilakukan penandatanganan pakta integritas secara simbolik yang dilakukan oleh Yan Adikusuma, Kepala Sekretariat Kantor Staf Presiden (KSP) selaku PPID Pelaksana KSP dan dilanjutkan dengan pemberian insights dari Staf Khusus Menteri Sekretaris Negara Bidang Sosial dan Kebudayaan, Fajar Riza Ul Haq, guna memperkaya diskusi terkait dengan pengintegrasian pengelolaan informasi dan dokumentasi termasuk harapan agar kalangan humas Kemensetneg adaptif dan agile dalam melaksanakan tugas-tugas kehumasan.
“Kalangan Humas Kemensetneg diharapkan dapat memberikan informasi kepada publik secara tepat dan cepat, terutama di era digital seperti sekarang ini, dimana berita dapat dengan mudah disebarkan, terutama melalui sosial media. Saat ini kegiatan kehumasan yang telah dilakukan oleh Kemensetneg sudah cukup baik dan akan lebih baik lagi ke depannya jika ditingkatkan dengan kolaborasi dari seluruh satuan organisasi yang ada di lingkungan Kemensetneg”, ujar Pria yang akrab dipanggil Fajar ini.
Selanjutnya Kepala Biro Hubungan Masyarakat (Humas) Kemensetneg memberikan penjelasan teknis mengenai beberapa perbedaan prinsip organisasi PPID terdahulu dibandingkan dengan Kepmensesneg Nomor 112 Tahun 2021 saat ini yang lebih menekankan pada integrasi data secara digital guna memotong mata rantai birokrasi sekaligus mendorong para PPID dan perangkatnya untuk proaktif menyampaikan pemutahiran data dan informasi serta beragam kegiatan positif di unit kerjanya masing-masing dalam bentuk pemberitaan.
“Kepmensesneg Nomor 112 tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara ini berbeda dengan Kepmensesneg sebelumnya, terutama dalam poin pemutakhiran data secara berkala yang akan menjadi bank data dan informasi publik sehingga dapat lebih mudah dan cepat dalam pemanfaatannya bagi publik internal maupun eksternal Kemensetneg” ujar Eddy.
Dalam penjelasan lanjutannya, Eddy memaparkan bahwa nantinya PPID Pelaksana akan mengunggah informasi dan dokumentasi secara berkala pada sebuah cloud yang telah disediakan. Hal ini guna mewujudkan kecepatan dan ketepatan pemutahiran data dan informasi yang tersebar di masing-masing satuan organisasi agar dapat terintegrasi, sehingga mengurangi alur business process sebagai upaya dari debirokratisasi dan digitalisasi di lingkungan Kemensetneg.
Peserta rapat terlihat antusias mengikuti FGD kali ini tercatat 60 peserta FGD berasal dari satuan organisasi dan badan layanan umum Kemensetneg, antusiasme peserta terlihat dari beragam pertanyaan dan tanggapan yang diberikan oleh peserta saat sesi diskusi dan dukungan dalam menyukseskan integrasi data dan informasi serta pemberitaan positip terkait kinerja organisasi. Dengan adanya Kepmensesneg baru ini, diharapkan dapat menjadi strategi komunikasi publik yang agile adaptif untuk terus membangun branding Kemensetneg, melalui pengintegrasian data dan informasi menuju Pelayanan Kehumasan Kemensetneg Dilan Proaktif. (KHA/YLI/- Humas Kemensetneg)