Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) memiliki khazanah arsip sejak era Presiden Soekarno hingga Presiden Joko Widodo (Jokowi). Keistimewaan inilah yang menjadikan Kemensetneg sebagai institusi kunci yang memiliki peran strategis dalam mendukung penyelamatan dan pelestarian aset arsip yang bernilai kesejarahan dan kebangsaan ini. Kekayaan arsip Kemensetneg dinilai penting karena tidak hanya menyimpan memori kolektif bangsa tetapi juga berperan sebagai aset informasi yang memuat kekayaan intelektual. Oleh karena itu, Kemensetneg harus dapat menjadikan khazanah arsipnya sebagai simpul pemersatu bangsa sehingga Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) yang terdiri dari berbagai kepulauan dengan masyarakat yang paling heterogen di dunia ini dapat tetap bersatu.
Kemensetneg berkomitmen untuk mewujudkan upaya penyelamatan dan pelestarian aset arsip dengan melakukan berbagai langkah strategis. Upaya-upaya tersebut di antaranya dengan menyusun berbagai regulasi atau pedoman kearsipan, melakukan penguatan organisasi kearsipan menjadi setingkat eselon II, dan menciptakan berbagai inovasi kearsipan (membangun aplikasi SIM Arsip, mengajukan arsip GNB dan Tsunami menjadi Memory of the World di UNESCO, dan melakukan pameran arsip). Atas upaya tersebut, Kemensetneg telah mendapatkan pengakuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku lembaga pembina kearsipan nasional dengan memperoleh Akreditasi berupa penghargaan dengan Akreditasi A (Sangat Baik) pada tahun 2018.
Pada tahun ini, Kemensetneg kembali berhasil penghargaan dalam hal pelaksanaan pengawasan kearsipan. Selasa (20/4), Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI menggelar acara “Rakor Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan Tahun 2021 dan Sosialisasi Instrumen Pengawasan Kearsipan Eksternal” secara daring. Dalam acara ini ANRI menyampaikan bahwa hasil penilaian pengawasan kearsipan eksternal Kemensetneg Tahun 2020 peringkat IV dengan nilai 97,95 (Sangat Memuaskan) dari nilai maksimal 100. Hal ini merupakan sebuah pencapaian yang sangat luar biasa dan menunjukkan bahwa penyelenggaraan kearsipan di Kemensetneg telah dilakukan dengan sangat baik.
Acara penghargaan pengawasan kearsipan sendiri diselenggarakan bersamaan dengan Rapat Koordinasi Nasional Hasil Pengawasan Kearsipan di Hotel Santika Premiere Hayam Wuruk, Jakarta, tanggal 10 Juni 2021. Piagam Penghargaan Pengawasan Kearsipan Eksternal Tahun 2020 diserahkan oleh Plt. Kepala ANRI, M. Taufik kepada perwakilan dari Kemensetneg Dieni Safarina, Arsiparis Madya pada Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan.
Pengawasan kearsipan eksternal pada hakekatnya merupakan salah upaya dari ANRI untuk menyelamatkan arsip dengan cara mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan peraturan perundang-undangan. Pengawasan kearsipan eksternal telah dilakukan sejak tahun 2016 dengan aspek penilaian yang meliputi kebijakan kearsipan, pembinaan, pengelolaan arsip dinamis (meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip), serta sumber daya kearsipan (meliputi sumber daya manusia kearsipan, organisasi kearsipan, prasarana dan sarana serta pendanaan).
Foto: Piagam Penghargaan Pengawasan Kearsipan Eksternal Tahun 2020 dari ANRI
Sejak 2016 pula, Kemensetneg selalu mendapatkan predikat sebagai kementerian yang layak untuk dijadikan sebagai referensi bagi instansi lain dalam hal penyelenggaraan kearsipan. Dalam praktiknya, Kemensetneg sering mendapatkan surat permohonan dari instansi lain guna melakukan studi tiru tentang penyelenggaraan kearsipan yang telah dilakukan.
Berbeda halnya dengan pengawasan kearsipan eksternal tahun 2016 s.d. tahun 2020, penilaian pengawasan kearsipan eksternal tahun 2021 merupakan akumulasi nilai pengawasan kearsipan eksternal dan nilai pengawasan kearsipan internal. Nilai pengawasan kearsipan eksternal memiliki bobot 60% (enam puluh persen) dan nilai pengawasan kearsipan internal memiliki bobot 40% (empat puluh persen). Hal ini akan menimbulkan konsekuensi terhadap akumulasi nilai pengawasan kearsipan eksternal dan internal sehingga akan terjadi reset nilai pengawasan secara nasional.
Berdasarkan hal tersebut, tugas Kemensetneg untuk mempertahankan nilai pengawasan kearsipan eksternal tentunya menjadi lebih berat. Sebagai langkah antisipasi, Kemensetneg melalui Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan telah mengambil langkah strategis, di antaranya dengan melakukan pembinaan kearsipan ke seluruh unit kerja terutama berkaitan dengan sosialisasi mengenai upaya peningkatan penyelenggaraan kearsipan di setiap unit kerja yang termasuk dalam aspek penilaian pengawasan kearsipan kearsipan internal. Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan juga akan melakukan pengawasan kearsipan internal melalui kegiatan audit kearsipan ke 45 unit pengolah, 3 Unit Kearsipan II, dan 4 Unit Kearsipan III di Istana Kepresidenan di daerah pada bulan Juni s.d. Juli tahun 2021. (ACF-Biro TU dan Arsip Kepresidenan/WKA-Humas Kemensetneg)