Pahami Tentang Kesekretariatan dan Keprotokolan, Kemensetneg Terima Studi Banding
Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan (TU Arpres), Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) menerima kunjungan studi bandung Divisi Kesekretariatan, PT Pos Indonesia (Persero), di Ruang Rapat Gedung Utama, Lantai 3, pada Kamis (16/3).
Membuka kegiatan, Kepala Biro TU Arpres, Sinta Puspitasari menyambut kedatangan Tim Divisi Kesekretariatan yang dipimpin Andi Ayutani Paranita. Sinta menyampaikan, “Tugas utama Kemensetneg dalam mendukung Presiden sebagai Kepala Negara, termasuk di dalamnya terkait pengelolaan dokumen yang ditujukan kepada Presiden maupun Menteri Sekretaris Negara (Mensesneg)”.
Bersama jajarannya, Ayu mengapresiasi kesempatan yang diberikan guna memahami pedoman serta tata cara pengelolaan administrasi, pengarsipan, keprotokolan dan meningkatkan pengetahuan tentang sistem surat-menyurat dan arsip konvensional maupun digital yang ada di Kemensetneg.
“Mudah-mudahan ini waktu terbaik untuk meningkatkan pengetahuan mengenai pengelolaan administrasi dan tata kelola naskah di Kemensetneg dan juga perbaikan protokoler kami di PT Pos Indonesia (Persero),” ujar Ayu.
Mengawali paparan, Andri Zakaria sebagai Kepala Bagian Protokol dan TU Pimpinan menjelaskan tentang pengelolaan administrasi dan persuratan di Kemensetneg. Sejak berdirinya Sekretariat Negara hingga 2009, pengelolaan persuratan dilakukan secara fisik/manual. Di tahun 2009, Kemensetneg memulai digitalisasi persuratan dan terus melakukan pembaruan dengan adaptasi pada dinamika pola kerja dengan aplikasi Sistem Persuratan dsn Disposisi Elektronik (SPDE).
Dalam perjalanannya, SPDE mengalami perkembangan dan pada tahun ini Kemensetneg akan merilis aplikasi dengan perbaikan performa, yaitu Naskah Dinas Elektronik (NADIE) yang memiliki text editor user friendly dan proses bisnis yang disesuaikan dengan pola kerja baru.
Terkait Keprotokolan, Andri menerangkan bahwa Sekretariat Kemensetneg merupakan supporting unit yang membawahi beberapa biro, termasuk Biro TU Arpres dengan fungsi keprotokolan di dalamnya seperti menyusun agenda kegiatan Mensesneg, melakukan pengaturan sesuai ruang lingkup keprotokolan, dan melakukan koordinasi baik internal maupun eksternal guna berjalannya suatu acara yang dihadiri pimpinan berdasarkan kedudukannya.
“Biasanya, dalam penyelenggaraan suatu acara yang dihadiri pimpinan tertinggi, sebagai seitang protokoler kita harus memastikan undangan, konfirmasi kehadiran, menyusun tangking berdasarkan jabatan yang dilanjutkan dengan penyesuaian tata tempat sesuai aturan keprotokolan,” kata Andri.
Pada studi banding kali ini juga disampaikan penjelasan terkait Kehumasan Kemensetneg oleh para Pranata Humas Ahli Madya, Biro Hubungan Masyarakat, R. Efa Febryana dan Sari Ratna Nilam. Diskusi berlangsung menarik dalam sesi tanya tanya jawab dan berakhir dengan pemberian cendera mata serta foto bersama. (TSP/DEW-Humas Kemensetneg)