Sebagai organisasi yang secara langsung memberikan pelayanan dukungan teknis kepada Presiden, Sekretariat Presiden terus berupaya meningkatkan kualitas kinerjanya secara berkelanjutan. Upaya terobosan inovasi dalam hal pengelolaan aset kendaraan di Sekretariat Presiden pun terus dilakukan, melalui penerapan penggunaan Radio Frequency Identification (RFID) dalam hal pengisian Bahan Bakar Minyak (BBM).
Bekerjasama dengan PT Pertamina Retail, Sekretariat Presiden pada tahun 2017 mencetuskan gagasan penerapan RFID dengan mengubah sistem pengadaan BBM, yang semula menggunakan voucher menjadi kartu RFID. Kartu RFID merupakan alat pembayaran nontunai (cashless) yang dapat digunakan di SPBU COCO (Company Owned Company Operated) seluruh Indonesia yang dimiliki dan dikelola oleh PT Pertamina Retail.
RFID merupakan sebuah teknologi yang menggunakan gelombang radio untuk membaca dan menangkap informasi yang tersimpan dalam sebuah piranti bernama RFID tag atau label yang ditempelkan pada objek atau benda. Pada dasarnya RFID termasuk salah satu jenis kelompok teknologi yang bernama AIDC (Automatic Identification and Data Capture). AIDC bekerja secara otomatis mengidentifikasi objek untuk mengumpulkan data tentang objek tersebut dan kemudian memasukkannya dalam sebuah sistem komputer dengan sedikit atau tanpa intervensi manusia sama sekali. Data yang dipancarkan dan dikirimkan tadi dapat berisi beragam informasi seperti ID, informasi lokasi, atau informasi lainnya.
Kartu RFID yang dimiliki oleh PT Pertamina Retail juga memiliki kode unik yang memuat data tentang nomor plat kendaraan yang menjadi aset Biro Umum, Sekretariat Presiden. Oleh karena itu, satu kendaraan yang ada hanya memiliki satu kartu RFID. Keunikan inilah yang menjadi salah satu aspek keunggulan dari teknologi RFID.
Data kendaraan yang terekam pada sistem RFID di Sekretariat Presiden ada dua, yaitu kendaraan plat merah dan kendaraan plat hitam yang digunakan untuk kepentingan kedinasan yang berbeda-beda. Apabila ada penambahan atau perubahan data terkait kendaraan, Sekretariat Presiden akan menyampaikan pemutakhiran data tersebut dalam rangka penerbitan kartu RFID.
Keunggulan penggunaan RFID yaitu yang pertama, aman. Transaksi tidak dapat dimanipulasi atau dipindahtangankan. Kedua, informatif dan transparan. Transaksi pengisian BBM pada kendaraan di seluruh SPBU COCO Pertamina Retail akan tercatat secara detail dalam sebuah sistem.
Ketiga, akuntabel. Sistem laporan pada BBM RFID (Pertamina Retail) sudah elektronik dan dapat diakses secara online. Selain itu, berbeda dengan voucher, kartu RFID ini tidak bisa digunakan untuk transaksi selain BBM.
Penggunaan RFID dianggap sebagai alat pembayaran yang sangat mudah, efisien, dan akuntabel karena dapat dimonitor dengan mudah. Pengemudi hanya perlu menunjukkan kartu RFID tersebut kepada operator SPBU sebelum pengisian BBM. Setelah itu petugas akan memeriksa dan men-scan kartu RFID dengan RFID reader. Jika kartu diterima, pengemudi dapat melanjutkan proses pengisian. Setelah pengisian BBM berakhir, pengemudi perlu menyelesaikan transaksi dengan membuat dua salinan struk yang masing-masing ditandatangani oleh operator SPBU dan pengemudi. Bukti inilah yang akan menjadi bagian dari laporan keuangan yang diperlukan.
Penggunaan RFID memangkas alur birokrasi dalam pengisian bahan bakar, karena tidak dilakukan mekanisme formal permohonan bahan bakar dalam setiap kegiatan yang sebelumnya dilakukan proses administrasi dan persetujuan beberapa pihak terlebih dahulu. Tidak hanya bagi organisasi, manfaat penggunaan BBM RFID juga dirasakan bagi pengelola kendaraan, serta pengemudi Sekretariat Presiden. Manfaat bagi organisasi Sekretariat Presiden, yaitu terwujudnya akuntabilitas, pengendalian internal, efisiensi kerja, dan debirokrasi serta efisiensi anggaran.
Penggunaan RFID akan terus dilanjutkan, disempurnakan, dan berpeluang untuk diperluas penggunaannya bagi segenap kendaraan operasional di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. (RIS – Humas Kemensetneg)