Sosialisasi Petunjuk Pelaksanaan Program Arsip Vital di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara
Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntanbilitas Kinerja, Deputi Bidang Administrasi Aparatur Kementerian Sekretariat Negara mengadakan Sosialisasi Permensesneg Nomor 8 Tahun 2018 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Program Arsip Vital di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Rangkaian kegiatan diawali dengan paparan umum yang disampaikan oleh Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntanbilitas Kinerja, Agussalim, Kamis (21/2).
Perintah dalam penyusunan program arsip vital terdapat pada pasal 56 ayat (1) yang berisi tentang Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib membuat Program Arsip Vital. Kementerian Sekretariat Negara sendiri memegang arsip strategis yaitu arsip Presiden dan Wakil Presiden. Program ini dilaksanakan melalui identifikasi, pelindungan, dan pengamanan serta penyelamatan dan pemulihan arsip.
Arsip vital sendiri adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Agussalim mengatakan, “Jika arsip kita sangat baik, hal ini akan mendukung program reformasi birokrasi dan juga mendongkrak penilaian Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Kementerian Sekretariat Negara”.
Jika arsip hilang seperti BPKB atau Sertifikat Tanah, maka dapat meminta arsip pengganti namun akan memiliki nilai yang berbeda dengan arsip aslinya. Setiap masing-masing pimpinan menugaskan Arsiparis Penyelia atau Arsiparis di bawahnya namun jika tidak ada Arsiparis maka dapat ditunjuk salah satu eselon empat atau pengawas untuk mengelola sebuah arsip dalam satuan unit kerja.
Pelaporan ketika arsip bertambah atau berkurang kepada unit kerja harus disertai dengan daftar arsip vital. Arsip vital ini harus diperhatikan terutama sarana dan prasananya seperti tempat penyimpanan ideal yang tidak mudah terbakar, kedap air, bisa dikunci, dan bebas medan magnet untuk arsip non kertas. Sebelum arsip diletakkan di tempat penyimpanan, arsip harus diberi label terlebih dahulu pada amplop map khusus.
“Pengelolaan didukung oleh daftar arsip vital in dan out indikator yang merupakan semacam kartu, jika arsip dipinjam keterangannya akan ditaruh di dalam berkas arsip vital”, jelas Kepala Bagian Arsip Biro Tata Usaha, Kementerian Sekretariat Negara, Dieni Safarina. Hal yang dilakukan dalam pengelolaan arsip vital adalah identifikasi, pendataan, penataan hingga menyusun data arsip.
Dengan adanya program ini diharapkan akan terwujud pengelolaan arsip vital yang andal, menjamin keselamatan, keamanan arsip vital baik sebelum maupun sesudah bencana, dan mempertinggi mutu pengelolaan arsip dinamis. (CHA – Humas Kemensetneg)