Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) melalui Biro Organisasi, Tata Laksana, Hukum, dan Reformasi Birokrasi, Deputi Bidang Administrasi Aparatur menyelenggarakan Sosialisasi Surat Edaran Deputi Bidang Administrasi Aparatur Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pola Kerja di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, Kamis (11/2).
Sosialisasi yang dilakukan secara daring melalui aplikasi Zoom Meeting ini bertujuan untuk memberikan panduan dan mempermudah proses peralihan mekanisme pola kerja hasil konversi jabatan administrasi menjadi Jabatan Fungsional.
Mengawali kegiatan, Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, Hukum, dan Reformasi Birokrasi, Andri Kurniawan menyampaikan bahwa pola kerja di Kemensetneg menjadi hal baru bagi para Pejabat Administrator dan Pengawas yang telah dikonversi ke Jabatan Fungsional.
“Pejabat Administrator dan Pengawas yang telah dikonversi ke jabatan fungsional mau tidak mau akan ada perubahan budaya atau pola kerja yang nanti akan dilakukan” ujar Andri.
Dalam pembukaan acara, Staf Ahli Bidang Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Nandang Haris menjelaskan tentang latar belakang, dasar hukum, dan ketentuan umum penugasan Jabatan Fungsional.
“Sebagaimana kita ketahui bahwa Presiden Jokowi sejak pelantikannya yang kedua pada tahun 2019 telah mengeluarkan kebijakan untuk memangkas birokrasi atau delayering eselonisasi menjadi 2 level eselon melalui pengalihan Jabatan Administrasi dengan mekanisme penyetaraan jabatan ke dalam Jabatan Fungsional. Kebijakan tersebut di Kementerian Sekretariat Negara telah ditindaklanjuti dengan penetapan Permensesneg Nomor 5 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara”, jelas Nandang.
Lebih lanjut Nandang mengatakan, “Sebagaimana sering disampaikan oleh Pak Menteri, terakhir tadi pada saat sambutan pelantikan JPT Pratama, bahwa konversi jabatan dari Jabatan Administrasi menjadi Jabatan Fungsional membawa konsekuensi terhadap perubahan cara kerja yang sangat signifikan. Pekerjaan selalu dinamis, program prioritas selalu bergeser, sehingga konversi jabatan tersebut harus diwujudkan dalam bentuk konsolidasi kekuatan SDM dan anggaran yang tidak terkotak-kotak pada tingkat eselon III dan IV, tetapi harus disentralkan pada Eselon II untuk melaksanakan program-program prioritas. Hal ini jelas menuntut perubahan SOP, yang salah satunya kita bahas hari ini dalam bentuk Pola Kerja di Lingkungan Kemensetneg yang diatur dalam Surat Edaran Deputi Bidang Administrasi Aparatur Nomor 1 Tahun 2021”.
“Arah konversi jabatan ini untuk peningkatan efektivitas penggunaan SDM dan anggaran untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan program-program prioritas, jadi sangat ditekankan sekali bahwa Jabatan Fungsional harus dikerahkan untuk memperlancar program-program prioritas,” ungkap Nandang
Pola Kerja JF
Pada Ketentuan Umum Penugasan JF, Nandang menjelaskan bahwa penugasan JF dapat dilakukan baik secara mandiri maupun dalam bentuk Kelompok Kerja (Pokja). Apabila dalam bentuk Pokja, maka dikoordinasikan oleh Ketua Pokja, dan dapat dibantu oleh Waikil Ketua Pokja, apabila diperlukan. Cara kerja saat ini sangat menekankan kolaborasi antar unit kerja, baik dalam satu satuan organisasi maupun lintas satuan organisasi.
“Pokja dibentuk dengan dua kriteria, pertama untuk melaksanakan program prioritas, seperti dalam rangka melaksanakan program strategis pemerintahan atau kementerian, penugasan atau arahan dari Menteri Sekretaris Negara, dan adanya perubahan peraturan perundang-undangan maupun kebijakan yang harus segera diselesaikan; dan kedua adalah kompleksitas penyelesaian pekerjaan, artinya apabila pekerjaan tidak dapat dilakukan satu orang Pejabat Fungsional. Pokja ditetapkan dengan Surat Perintah atau Keputusan yang ditetapkan oleh pimpinan di unit kerja/satuan organisasi masing-masing,” terang Nandang.
Ada tiga pola struktur organisasi di Kemensetneg yaitu pola fungsional dengan dukungan administrasi, pola fungsional tanpa dukungan administrasi, dan pola struktural.
“Pada Pola Fungsional dengan Dukungan Administrasi, tusi Eselon II dilaksanakan oleh Kelompok Jabatan Fungsional dan didukung oleh supporting unit, baik berupa Subbagian maupun Bagian Dukungan Administrasi. Pola yang kedua murni fungsional, pelaksanaan pekerjaan dilaksanakan oleh Kelompok Jabatan Fungsional, sedangkan untuk hal-hal yang bersifat supporting dilaksanakan oleh staf yang ditugaskan langsung oleh pejabat eselon duanya. Kemudian yang ketiga, Pola Struktural, ini sama seperti pola selama ini, dengan penyesuaian, sebagian besar tusi dilaksanakan secara struktural oleh Kepala Bagian dan Kepala Subbagian,” terang Nandang.
Prosedur penerapan mekanisme kerja pada JF ini terdiri dari empat mekanisme, yaitu Prosedur Penugasan Pejabat Fungsional dalam Satu Unit Kerja, Prosedur Penugasan Pejabat Fungsional dari Unit Kerja Lain dalam Satu Satuan Organisasi, Prosedur Penugasan Pejabat Fungsional dari Satuan Organisasi Lain, dan Prosedur Penugasan JF yang terdapat dalam Unit Organisasi yang Melaksanakan Pengadaan Barang Jasa (PBJ).
Sebelum menutup paparan, Nandang mengingatkan untuk memaksimalkan pemanfaatan Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik Open (SPDE Open).
“Seluruh komunikasi kedinasan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, baik penyampaian memorandum, surat dinas, surat undangan, dan naskah dinas lainnya wajib menggunakan aplikasi SPDE Open", pungkas Nandang mengakhiri acara sosialisasi.
Sosialisasi ini disambut dengan antusias dan interaktif yang dihadiri perwakilan dari satuan unit kerja di lingkungan Kemensetneg. (ART, Humas Kemensetneg)