Inovasi

 
bagikan ke :

 

Kementerian Sekretariat Negara bertekad menjadi kementerian yang lebih progresif dan terus melakukan inovasi-inovasi sehingga dengan pasti membangun institusi menuju Smart Government atau institusi Pemerintah yang bekerja dengan cerdas. Hal ini bertujuan agar Kementerian Sekretariat Negara nantinya tidak hanya menjadi teladan bagi kementerian dan lembaga lain, tapi juga dapat disandingkan dengan birokrasi di negara lain.

Untuk mencapai hal tersebut maka Kementerian Sekretariat Negara perlu didukung oleh sumber daya manusia yang mumpuni, yang dapat bekerja lebih efektif, efisien, akuntabel, dan adaptif terhadap tuntutan perubahan. Pegawai Kementerian Sekretariat Negara dituntut untuk  menjadi active learner untuk mendukung terwujudnya Kementerian Sekretariat Negara sebagai organisasi pembelajar, motivator, dan sekaligus menjadi fasilitator bagi seluruh pegawai di semua level untuk terus belajar dan mengembangkan diri.

Dalam rangka menuju pada kondisi sebagai smart government institution, Kementerian Sekretariat Negara telah melakukan beberapa kegiatan dan program menonjol di bidang deregulasi dan debirokratisasi, e-government, dan pengembangan sumber daya manusia, serta membuat inovasi-inovasi baru.

  1. Deregulasi dan Debirokratisasi

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2015 tentang Kementerian Sekretariat Negara, dan Peraturan Menteri Sekretaris Negara   Nomor 3 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara terdapat perampingan organisasi dengan mengurangi 22 jabatan struktural yang terdiri atas dua  jabatan Eselon I,  tiga  jabatan Eselon II,  tiga jabatan Eselon III, dan 14 jabatan Eselon IV. Perampingan organisasi tersebut selain ditujukan untuk mewujudkan organisasi Kementerian Sekretariat Negara yang lebih ramping, tepat fungsi, dan  tepat ukuran, juga dalam rangka menghindarkan terjadinya duplikasi tugas dan fungsi lembaga-lembaga di lingkungan kantor kepresidenan (Kementerian Sekretariat Negara, Sekretariat Kabinet dan Kantor Staf Presiden).

Selain deregulasi perampingan organisasi, dilakukan juga debirokratisasi melalui perbaikan tata kelola dan standar pelayanan di masing-masing unit kerja sehingga pelaksanaan tugas dan fungsi dalam memberikan dukungan teknis, administrasi, dan analisis kepada Presiden dan/atau Wakil Presiden dapat berlangsung lebih efektif dan efisien.  Beberapa debirokratisasi yang dilaksanakan antara lain perbaikan peningkatan kesiapan pesawat kepresidenan dengan perbaikan tata kelola pemeliharaan dan perawatan pesawat; peningkatan pelayanan perawatan kendaraan dinas melalui sistem Delivery Service; memangkas jalur proses bisnis dalam pembahasan usulan revisi anggaran yang berada dalam kewenangan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) sehingga berdampak meningkatnya kinerja kegiatan penyerapan anggaran pada Satuan Kerja; pengelolaan satu pintu Dana Bantuan Masyarakat Presiden; dan penyederhanaan standar pelayanan pengaduan masyarakat pada tahapan pencatatan dan pendistribusian berkas.

Adapun inovasi menonjol debirokratisasi yang juga merupakan e-Government antara lain:

a. SIAPP (Sistem Informasi Administrasi Pejabat Pemerintahan)

SIAPP dirancang dan dibangun dalam rangka percepatan penanganan administrasi pejabat Pemerintahan, yaitu memudahkan pengguna layanan dalam memantau perkembangan proses pengajuan kenaikan pangkat, pensiun, dan jabatan funsgional jenjang utama.

b. SIPP (Sistem Informasi Penghasilan Pegawai)

Dalam rangka mendukung program reformasi birokrasi di Kementerian Sekretariat Negara, khususnya untuk meningkatkan pelayanan penyediaan perincian penghasilan pegawai Kementerian Sekretariat Negara, Biro Keuangan bekerjasama dengan Biro Informasi dan Teknologi saat ini telah selesai membangun Sistem Informasi Penghasilan Pegawai (SIPP). Dengan adanya SIPP ini maka terhitung mulai bulan April 2016 Biro Keuangan tidak akan lagi menyediakan slip gaji dan tunjangan kinerja dalam bentuk print out (hardcopy) kecuali untuk melengkapi persyaratan administrasi.

Untuk dapat mengakses aplikasi SIPP, kepada para pejabat/pegawai diberikan data username dan password oleh Biro Informasi dan Teknologi.

 

  1. e-Government

E-government adalah penggunaan teknologi informasi oleh Kementerian/Lembaga sebagai upaya untuk memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat, memperbaiki hubungan antara bisnis dan industri, pemberdayaan masyarakat, serta mewujudkan manajemen pemerintahan yang lebih akuntabel.  Saat ini Kementerian Sekretariat Negara telah dan sedang membangun aplikasi-aplikasi berbasis Teknologi Informasi, antara lain:

a. SPDE (Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik)

SPDE dirancang dan dibangun dalam rangka meningkatkan komunikasi antar pejabat dalam bentuk disposisi dan memo serta dimaksudkan pula untuk mendukung proses penyelesaian dokumen persuratan yang biasanya disebut letter-memo drafting. Produk letter-memo drafting berupa draft "surat" atau "memo" yang berisi hasil koordinasi, telaah dan kajian, serta laporan yang siap ditandatangani pimpinan. Pengiriman draft dilengkapi dengan surat pengantar. Sistem ini dapat digunakan untuk administrasi pengelolaan surat masuk dan pengelolaan surat keluar serta penyimpanannya secara elektronik. Seluruh proses letter-memo drafting dilakukan secara elektronik sehingga dapat menghemat penggunaan kertas dan tinta printer. Sebuah database terintegrasi dan jaringan komunikasi intranet data dirancang guna mendukung proses ini, sehingga para pimpinan dapat melakukan "disposisi dan memo tracking" melalui dashboard interaktif.

b. SIARPUU (Sistem Informasi Analisis Rancangan Peraturan Perundang-Undangan)

Sistem ini berfungsi untuk memantau tahapan penyelesaian produk hukum secara online dan realtime; membantu mengidentifikasi titik sumbat (bottlenecking) pada proses penyelesaian produk hukum; dan mendukung pendataan penyusunan produk turunan dari setiap produk hukum.

c. SIDRENJAD (Sistem Informasi Dukungan Perencanaan dan Penjadwalan Agenda Presiden)

Dalam rangka perwujudan kerja untuk memberikan pelayanan prima kepada Presiden, Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia (Kemensetneg RI) ingin mensinergikan semua proses pengelolaan agenda yang sebelumnya masih dilakukan secara manual pada unit kerja terkait dengan membudayakan budaya kerja paper less yaitu membangun Aplikasi Agenda Presiden yang disebut Sistem Informasi Dukungan Perencanaan dan Penjadwalan Agenda Presiden (SIDRENJAD). Hal ini diharapkan dapat memberikan kemudahan akses dalam bekerja, dimana pun dan kapan pun dengan penguatan dukungan kerja yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.

Sistem ini sedang dalam proses pembangunan. Saat ini baru dilakukan input agenda internal. Untuk Setkab misalnya Agenda Sidang Kabinet, Rapat terbatas, dan lain-lain. Sedangkan input agenda internal Setneg misalnya peringatan hari besar nasional, pertemuan dengan pimpinan lembaga tinggi negara, dan lain-lain.

d. SDDKN (Sistem Dukungan Data Kebijakan Nasional)

Sistem Database Dukungan Kebijakan Nasional (SDDKN) adalah aplikasi yang dikelola oleh Kementerian Sekretariat Negara yang bertujuan menyediakan data dan informasi pembangunan nasional yang berkualitas bagi para pimpinan nasional dan daerah dalam mendukung proses pengambilan keputusan secara tepat, cepat, dan akurat.

Manfaat pengintegrasian SDDKN-SIPD diharapkan dapat mempercepat pencapaian integrasi database nasional menuju single national database. Hal ini dapat meningkatkan penyediaan data dan informasi sebagai bahan untuk membantu pimpinan pusat (termasuk K/L) dan daerah dalam proses pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan pembangunan nasional dan selanjutnya dapat meningkatkan pelayanan prima kepada Presiden sebagai bentuk reformasi birokrasi.

 e. SIGAP (Sistem Informasi Grafis Analisis Penyerapan)

SIGAP (Sistem Informasi Grafis Analisis Penyerapan) merupakan aplikasi yang menyediakan informasi kepada Menteri Sekretaris Negara secara real time berbasis web tentang realisasi penyerapan anggaran setiap Satker di Kementerian Sekretariat Negara. Melalui aplikasi ini, Menteri dan para pejabat eselon I dapat memonitor kondisi real time penyerapan anggaran melalui peralatan seperti laptop, komputer, gadget , atau smart TV. Melalui pemantauan lewat aplikasi SIGAP, pimpinan satker dapat segera mengetahui hambatan dan kendala penyerapan anggaran secara dini dan mengembangkan alternatif solusi atas permasalahan penyerapan anggaran.

d. SIMSDM (Sistem Informasi Manajemen SDM)

SIMSDM merupakan sistem aplikasi yang dikelola Biro Sumber Daya Manusia, Deputi Bidang Administrasi Aparatur sebagai Pengelola dan Pembina Kepegawaian di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dengan cara menyediakan berbagai layanan informasi di bidang kepegawaian di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara secara online.

e. SIReP (Sistem Informasi Perencanaan e-Planning)

Aplikasi Sistem Informasi Perencanaan e-Planning (SIReP) merupakan tindak lanjut perbaikan (improvement) proses perencanaan yang terintegrasi dengan aplikasi SIGAP, dikembangkan untuk dapat membantu menyusun perencanaan anggaran yang realistis dan detail sesuai dengan pelaksanaan kegiatan. Prinsip dasar pengembangan aplikasi SIReP adalah efektivitas anggaran, akuntabilitas perencanaan anggaran, dan perbaikan tata kelola.

f. Penilaian 360 derajat

Sistem penilaian online kompetensi dan perilaku terhadap calon pejabat struktural  oleh pejabat atasan langsung, rekan kerja, dan atau bawahan langsung pada satuan organisasi/unit kerja Calon Pejabat Struktural.

g. UPTIK (Uji Pemahaman Kompetensi Teknologi Informasi dan Komunikasi)

Aplikasi sistem penilaian secara online untuk menguji kompetensi calon pejabat struktural. Aplikasi ini dirancang Kemensetneg untuk pengukuran kompetensi pegawai dalam pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) secara cermat, lengkap, dan akurat, sehingga dapat diketahui tingkat kemampuan pegawai dalam pemanfaatan beberapa aplikasi TIK yang diperlukan dalam mendukung kelancaran tugas sehari-hari, misalnya Word Processing, Spreadsheet, dan Presentation Tool.

 h. E-Library

Digitalisasi kepustakaan di lingkungan Lembaga Kepresidenan yang terkoneksi dengan Perpustakaan Nasional.

 i. SIMARSIP

Digitalisasi arsip untuk menjamin keamanan dan kemudahan tracking arsip di lingkungan Lembaga Kepresidenan.

j. Aplikasi Perkantoran

  • Single Sign On

         Akun tunggal username dan password untuk masuk ke berbagai aplikasi tanpa perlu menggunakan berbagai macan akun

  • S-Box

         Aplikasi yang memfasilitasi file sharing berbasis web dan open source

  • Setnegpedia

        Pusat informasi yang antara lain dapat berfungsi sebagai bank data dan informasi mulai dari informasi mengenai pegawai, riwayat     organisasi hingga rincian pekerjaan dari setiap satuan organisasi. Fungsi-fungsi itu saat ini lazim disebut Knowledge Management. Setnegpedia dapat dikatakan sebagai Knowledge Management sekaligus ensiklopedia Kementerian Sekretariat Negara.

  • Portal Intranet

          Media Komunikasi dan Informasi  bagi Pegawai Kemensetneg

  • Sistem Layanan Helpdesk (e-Ticket)

         Aplikasi untuk memastikan bahwa layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi dapat terkelola lebih cepat, tepat, dan akurat

 

e-Government Untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan Administrasi Publik

a. Sistem Informasi Administrasi Pejabat Negara

Sistem yang masih dalam tahap pembangunan ini akan memberikan dukungan pelayanan database pejabat negara, di antaranya; data riwayat hidup pejabat negara, data jabatan, dasar hukum, dan informasi lainnya terkait dengan pejabat Negara.

Sistem ini digunakan untuk memfasilitasi pengajuan pejabat Negara yang akan diangkat, diberhentikan, atau pensiun dan rancangan Keppresnya, yang pengiriman atau pengajuan dokumennya dilakukan secara online melalui internet. Dalam administrasi elektronik ini semua kegiatan dan statusnya dapat dilihat pada aplikasi yang dibuat.

b. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Penganugerahan Gelar, Tanda Jasa, dan Tanda Kehormatan

Sistem ini diimplementasikan untuk mendukung penyelesaian proses administrasi penganugerahan gelar, tanda jasa, dan tanda kehormatan melalui pelayanan One Stop Service.

c. Sistem Informasi Penanganan Pengaduan Masyarakat (SIPDumas)

Sistem ini bertujuan untuk meminimalkan kesalahan dalam menganalisis, tumpang tindih laporan, dan mempermudah koordinasi penanganan antar unit kerja bahkan dengan instansi terkait di luar Kementerian Sekretariat Negara, serta meningkatkan efisiensi anggaran dan efektivitas penanganan pengaduan masyarakat.

d. Sistem Informasi Kerja Sama Teknik Luar Negeri

 Sistem ini difokuskan pada pengisian template Perjalanan Dinas Luar Negeri dan penyederhanaan query dalam sistem informasi, serta desain web interface terutama untuk layar sentuh yang dipasang di ruang tunggu pengguna pelayanan, dengan harapan pengecekan proses surat khususnya Perjalanan Dinas Luar Negeri bisa dilakukan secara mandiri oleh pengguna pelayanan.

e. SIMPEL (Sistem Informasi Perjalanan Luar Negeri)

SIMPEL merupakan aplikasi pelayanan perizinan Perjalanan Dinas Luar Negeri online yang diperuntukkan bagi Kementerian/Lembaga (melalui focal point) yang akan mengajukan permohonan ijin PDLN kepada Kementerian Sekretariat Negara. Dengan adanya aplikasi ini, jika sebelumnya Kementerian/Lembaga harus datang ke KTLN untuk mengajukan permohonan PDLN, maka kini cukup menyampaikan permohonan secara online melalui focal point yang ditunjuk dari masing-masing Kementerian/Lembaga.

 

  1. Pengembangan SDM

Pengembangan SDM di Kementerian Sekretariat Negara didasari dengan semangat continuous learning, yang dilakukan melalui pemberian insentif bagi pegawai berprestasi, penyusunan 6 Permensesneg tentang peningkatan kualitas aparatur (Permen Juklak Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, R-Permen Manajemen Talenta, R-Permen Pola Karier, R-Permen Penilaian Kompetensi, R-Permen Izin Belajar, dan R-Permen Tugas Belajar), mendorong peningkatan pelatihan dan pendidikan baik degree maupun non-degree, dan  menciptakan Learning Environment.

Inovasi menonjol yang telah dilakukan antara lain:

a. Integrated Human Resources Management

Merupakan sistem terintegrasi pengelolaan sumber daya manusia di kementerian Sekretariat Negara yang terdiri atas SIM SDM, Penilaian 360 derajat, CPNS Online, Helpdesk, PPK Online, e-konseling,  dan e-survey kepuasan layanan.

 b. Learning Management System PINTAR

PINTAR adalah aplikasi Learning Management System (LMS) berbasis web yang menyajikan sejumlah modul belajar-mengajar secara terpusat yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja serta dengan menggunakan perangkat IT yang variatif. PINTAR juga dapat memfasilitasi perpaduan kegiatan pembelajaran di dalam kelas (blended learning) serta mengakomodir masukan dari komunitas penggunanya.

 

  1. Inovasi Lainnya

Selain deregulasi dan debirokratisasi, digitalisasi atau e-government, dan pengembangan SDM, Kementerian Sekretariat Negara juga telah melakukan inovasi-inovasi lain terkait dengan tata laksana keprotokolan (kirab penerimaan tamu negara, kirab Bendera Pusaka dari Monas saat Upacara Peringatan HUT RI, tata laksana pelantikan Gubernur dan Wakil Gubernur di Istana Merdeka dan Istana Negara), upaya mendekatkan Istana dengan rakyat antara lain melalui atraksi untuk umum pergantian Jaga Istana Kepresidenan dan mengundang lebih banyak masyarakat  untuk hadir pada upacara pengibaran dan penurunan bendara HUT RI, pengelolaan benda seni koleksi Istana Kepresidenan, kegiatan seni budaya Nusantara Berdendang, pengelolaan lingkungan di Istana-istana Kepresidenan,   penyediaan sarana dan prasarana difabel friendly, dan penggunaan solar panel di beberapa tempat sebagai bentuk komitmen peduli pada penggunaan hemat energi dan pelestarian lingkungan.