Rabu (23/1), Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) menerima kunjungan dari Kementerian Kesehatan. Kunjungan kali ini membahas tentang pengelolaan kearsipan dan pameran arsip yang telah dilakukan oleh Kemensetneg.
“Kunjungan ini dilakukan untuk studi banding karena sejak tahun 2008 Kemensetneg sudah menjadi pengelola arsip terbaik versi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI),” ujar Desak Made Wismarini selaku Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan (Kemenskes).
Salah satu yang unik dalam pengelolaan arsip di Kemensetneg yaitu penggunaan mikrofilm. Mikrofilm adalah film yang memuat rekaman foto bahan tetulis atau tercetak dalam ukuran yang sangat kecil. Mikrofilm hanya digunakan untuk mengarsipkan surat-surat atau arsip yang bernilai guna strategis. Mikrofilm memiliki daya tahan fisik yang jauh lebih lama jika dibandingkan media lain. Hal ini membuat mikrofilm selalu digunakan untuk menyimpan surat-surat dan arsip bertanda tangan Presiden Republik Indonesia yang bernilai strategis.
Sari Harjanti sebagai Kepala Biro Tata Usaha Kemensetneg mengatakan, “Arsiparis harus tampil dan harus eksis”. Pemikiran ini kemudian memunculkan ide tentang program pameran kearsipan yang sudah diadakan sejak 2016. Pameran Kearsipan yang diadakan setiap tahunnya mengangkat tema berbeda-beda. Hal tersebut dilakukan untuk mengingatkan kembali kepada masyarakat luas mengenai sejarah Indonesia yang pernah ditorehkan dari tahun ke tahun.
Penentuan tema merupakan hal yang krusial dalam Pameran Kearsipan. Seperti pada Agustus tahun 2018 lalu, Kemensetneg membuat tema “Semangat Membangun Negeri”. Tema itu diangkat dengan menampilkan prestasi dari putra bangsa sejak zaman Presiden Sukarno hingga Joko Widodo.
Tantangan dari pameran arsip di tahun 2018 adalah pada bagian penelusuran bahan pameran. Penelusuran bahan pameran merupakan bagian yang tidak mudah karena arsip harus disortir mulai dari tahun 1945 hingga tahun 2018. Bahan pameran seperti foto dari tahun 1945 harus dipilih satu persatu dari setiap klise film yang telah disimpan. “Pameran arsip dapat dilakukan untuk menginformasikan kepada masyarakat sejarah yang telah kita lewati, tinggal disesuaikan substansinya dengan fokus dari penyelenggaranya,” pungkas Sari saat menutup kegiatan.
Sebanyak 35 Arsiparis dari Kemenkes juga diajak mengunjungi Ruang Penyimpanan Arsip yang ada di Bagian Arsip, Gedung I Kantor Kemensetneg. Di sana, peserta dapat melihat langsung mesin berikut mikrofilm yang dihasilkan. (MSW- Humas Kemensetneg)