Efektif dan Efisien dalam Penyelenggaraan Kearsipan, Kemensetneg Lakukan Pemusnahan Arsip

Jumat (9/12), Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) selaku Unit Kearsipan I melakukan penyusutan arsip di PT Putraduta Buanasentosa (Indoarsip), Kawasan Delta Silicon Cikarang, Jawa Barat. Penyusutan arsip dilaksanakan dengan memusnahkan arsip Biro Keuangan Tahun 2009 dan 2011-2013; arsip Istana Kepresidenan Cipanas; serta arsip Asisten Deputi Bidang Pengaduan Masyarakat Tahun 2005, 2006, dan 2013.

Arsip dimusnahkan dengan menggunakan mesin shredder berukuran besar dan disaksikan oleh perwakilan Pengelola Arsip serta pejabat/pegawai yang ditugaskan dari Unit Kearsipan. Pemusnahan arsip merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga penyelenggaraan kearsipan menjadi efektif dan efisien. Pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi pada arsip dari penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna.

“Seluruh arsip yang dimusnahkah berjumlah 1124 boks. Kriteria arsip yang dimusnahkan sesuai Permensesneg Nomor 1 Tahun 2020 arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna baik primer maupun skunder, telah habis masa retensinya, tidak ada peraturan yang melarang, dan tidak dalam proses suatu perkara,” ujar Rodi Hartono selaku Arsiparis Ahli Madya, Kemensetneg.

Pemusnahan arsip pada hakekatnya adalah pemusnahan alat bukti karena arsip bukti transaksi, bukti terjadinya peristiwa, bukti kinerja, bukti kepemilikan, dan lain sebagainya. Oleh karena itu pemusnahan arsip wajib dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan, prosedur, dan peraturan yang berlaku. Sebelum arsip dimusnahkan, arsip inaktif diseleksi dahulu dengan mengidentifikasi dan memverifikasi berkas arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Proses pemusnahan arsip dilaksankaan melalui beberapa tahap yaitu penyeleksian dan penilaian arsip serta persetujuan pemusnahan dari Kepala Arsip Nasional (ANRI) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pemusnahan arsip juga harus dilakukan oleh Arsiparis dan atau Pengelola Arsip dengan berpedoman pada peraturan perundangan yang berlaku serta kaidah-kaidah kearsipan yang benar. (DEW/YLI-Humas Kemensetneg)