Kemensetneg Gelar Anugerah Penghargaan Pengawasan Kearsipan Internal Kemensetneg Tahun 2023

Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) melalui Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan menyelenggarakan Anugerah Penghargaan Pengawasan Kearsipan Internal Kemensetneg Tahun 2023 pada Senin (18/12).

Bertempat di Gedung III Kemensetneg, Anugerah Penghargaan Pengawasan Kearsipan Internal Kemensetneg ini merupakan hasil pengawasan kearsipan selama tahun 2023 serta penyerahan Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) tahun 2023 dan piagam penghargaan untuk objek pengawasan terbaik kepada 45 unit pengolah, 5 Unit Kearsipan II, dan 4 Unit Kearsipan III.

Kepala Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan yang juga Penanggung Jawab Tim Pengawasan Kearsipan Internal Kemensetneg, Sinta Puspitasari menjelaskan bahwa pengawasan kearsipan internal ini ialah pengawasan yang dilakukan di tahun 2023 atas pelaksanaan kegiatan kearsipan di tahun 2022.

“Pengawasan yang telah kita lakukan selama di tahun 2023. Pengawasan dilakukan di 2023 adalah pelaksanaan kegiatan kearsipan di tahun 2022. Pada pelaksanaan kemarin, kami sudah memenuhi yang terdiri dari Arsiparis UK 1 (Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan) yang juga melibatkan beberapa teman-teman di Unit Pengolah ,Unit Kearsipan II dan III,” jelas Sinta saat membuka kegiatan.

Pengawasan internal ini merupakan amanat dari UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Pengelolaan Arsip. “Kemensetneg berkewajiban untuk pengolahan arsip sesuai dengan amanat dari undang-undang tersebut dengan maksud dan tujuan utamanya adalah mendorong agar arsip di lingkungan Kemensetneg terkelola, terpelihara dengan baik sehingga kedepannya bisa sebagai sarana informasi dan mudah mengakses arsip-arsip tersebut,” terang Sinta.

Sinta mengapresiasi kepada seluruh arsiparis dan unit kearsipan yang bersinergi saat melakukan pengawasan kearsipan internal ini.  “Kami mengapresiasi juga kinerja dari teman-teman Arsiparis, terutama Bapak Ibu dari unit pengolah kearsipan yang sudah membantu kami untuk mendorong, menata kearsipan, karena itu tidak bisa kami lakukan sendiri. Ini semuanya adalah kinerja dari Bapak dan Ibu sekalian di Kementerian Sekretariat Negara,” ujar Sinta.

Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara, Setya utama yang turut hadir pada kegiatan ini mengapresiasi seluruh tim pengawas kearsipan internal Kemensetneg juga para pimpinan unit kerja yang hadir. “Pak Menteri Sekretaris Negara sangat perhatian dengan arsip, beberapa kali beliau mengecek ruang letak pengelolaan arsip, saat melihat design istana dan kantor Kemensetneg di Ibu Kota Nusantara nanti, beliau menanyakan di mana letak ruang khusus arsip,” ujar Setya Utama.

Setya Utama menjelaskan bahwa arsip salah satu hal vital dalam tata kelola pemerintahan, tidak hanya untuk disimpan, namun arsip memiliki informasi didalamnya. “Arsip di Kemensetneg ini sangatlah vital, karena arsip yang dipunya berupa arsip kepresidenan maka dari itu Kemensetneg terus berupaya untuk berinovasi untuk pengembangan arsip,” kata Setya Utama.

Acara dilanjutkan dengan pemberian penghargaan dan penyerahan LAKI tahun 2023. Sebanyak 25 unit kerja Pengolah menerima Kategori “Sangat Memuaskan”, 8 unit kerja kategori Pengolah menerima predikat “Memuaskan”, dan 12 unit kerja Pengolah menerima kategori “Sangat Baik”. Pada Unit Kearsipan II, sebanyak 3 unit kerja menerima predikat “Sangat Memuaskan”, 1 unit kerja menerima kategori “Memuaskan” dan 1 unit kerja menerima kategori “Kurang”. Terakhir, pada Unit Kearsipan III, 2 unit kerja menerima kategori “Sangat Memuaskan”, 1 unit kerja menerima kategori “Memuaskan” dan 1 unit kerja mendapat kategori “Sangat Baik”.

Sebelum acara berakhir, Kepala Pusat Pengawasan dan Akreditasi Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Zita Asih Suprastiwi memberikan paparan tentang Pengawasan Kearsipan. Sesuai dengan Pasal 33 UU No 43 Tahun 2009, Arsip yang tercipta dari kegiatan Lembaga negara (K/L/D/BUMN) dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara.

“Arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara, maka dari itu perlu dilakukan pengawasan kearsipan,” ujar Zita membuka paparan.

Zita menjelaskan catatan penting untuk pengawasan kearsipan pada tahun 2024, yaitu tindak lanjut rekomendasi serta memastikan Laporan Audit Kearsipan Eksternal (LAKE) dan LAKI ditindaklanjuti, selanjutnya penyusunan Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPT) dan pengawasan kearsipan internal yang menghasilkan laporan berkualitas dan diserahkan tepat waktu serta memiliki tim pengawas yang kompeten.

Indikator dari pengawasan kearsipan ini ada 3, yaitu penguatan peran unit pengolah, peningkatan kompetensi tim pengawas, dan penjamin mutu hasil pengawasan kearsipan. “Sasaran dari pengawasan kearsipan ini ada 2, yang pertama itu output yang dimana pelaksanaan pengawasan dan laporan hasil pengawasan kearsipan berkualitas, unit kearsipan melaksanakan pengawasan kearsipan internal terhadap seluruh unit pelaksana dan melaporkan hasilnya kepada ANRI, dan terlaksananya monitoring tindak lanjut hasil rekomendasi hasil pemeriksaan untuk perbaikan kelanjutan,” pungkas Zita.

Yang kedua adalah outcome, Zita menjelaskan melalui pengawasan kearsipan mampu meningkatkan kinerja organisasi dan terwujudnya tertib arsip, transformasi digital dan memori kolektif bangsa. Acara ini berlangsung secara interaktif dengan banyaknya pertanyaan yang diajukan oleh para pejabat yang bertanya tentang pengawasan kearsipan. (ART-Humas Kemensetneg