Menjawab Kompleksitas Perhelatan HLF-MSP dan IAF ke-2 Tahun 2024, Kemensetneg Hadirkan Layanan Registrasi Digital
Pada kegiatan High Level Forum on Multi-Stakeholder Partnerships (HLF-MSP) dan Indonesia-Africa Forum (IAF) ke-2 Tahun 2024 di Bali pada 1-3 September 2024, Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) yang berperan sebagai penanggung jawab Bidang Logistik, Kesehatan, dan Infrastruktur, termasuk mempersiapkan dukungan registrasi untuk dua event internasional tersebut.
Tantangan mengelola dua event besar secara bersamaan memerlukan perencanaan yang matang dan koordinasi yang intensif dengan berbagai pihak untuk memastikan semua aspek registrasi, dari pendaftaran peserta hingga penjadwalan, sehingga dapat terlaksana tanpa kendala serta memberikan pelayanan yang prima kepada para peserta.
Wakil Koordinator Bidang Registrasi, Ricky Syailendra Asmuni, menyampaikan tantangan yang dihadapi oleh Kemensetneg selaku penanggung jawab dalam hal registrasi pada kegiatan ini adalah kompleksitas dari acara.
HLF-MSP dan IAF ke-2 merupakan dua event berbeda yang masing-masing event ini memiliki kementerian atau lembaga pengampu yang berbeda, dan itu membuat acara yang harus dikelola menjadi lebih kompleks sehingga dibutuhkan inovasi pelayanan pendaftaran berbasis digital yang akan mempermudah para stakeholders dalam melakukan registrasi,” Ricky menjelaskan
Ricky melanjutkan bahwa Kemensetneg harus dapat memikirkan cara bagaimana untuk mengatur registrasi dua kegiatan yang berbeda, baik itu untuk teman-teman di Bappenas maupun di Kemenlu untuk kemudian di filter, juga terdapat beberapa penyesuaian klasifikasi dalam proses registrasi ini termasuk proses untuk skrining.
“Delegasi itu diskrining oleh teman-teman Kemenlu dan Bappenas, sebelum kemudian diskrining kembali untuk masuk di registrasi Setneg untuk selanjutnya masuk ke finalisasi checking oleh instansi atau aparat keamanan, khususnya Pasukan Pengaman Presiden” tambah Ricky.
Selain itu, Kemensetneg selaku penanggung jawab registrasi, menyediakan layanan digital berupa online registration bagi para jurnalis, media dan delegasi sebagai upaya untuk mempermudah birokrasi pendaftaran.
Kemudahan proses registrasi ini juga diapresiasi oleh para peserta, salah satunya adalah Rignaldo Ricky Wowiling, Staff Hubungan Pemerintahan PT PLN. Rignaldo mengapresiasi dengan sistem yang sudah online, para peserta dapat melakukan proses registrasi di mana saja.
Rignaldo berharap untuk kedepannya Kemensetneg dapat melakukan berbagai inovasi agar proses registrasi di kegiatan-kegiatan selanjutnya dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.
Senada dengan apa yang disampaikan Rignaldo, Nike Yosefin, yang berasal dari PT Telkom Indonesia menyampaikan pandangannya tentang pelayanan registrasi delegasi yang dilakukan oleh Kemensetneg merupakan sebuah terobosan inovasi yang mempermudah seluruh pihak untuk mendapatkan ID Badge dan sticker kendaraan yang nantinya akan digunakan para delegasi dalam mengikuti rangkaian kegiatan HLF-MSP dan IAF ke-2 Tahun 2024.
“Dengan aplikasi berbasis web, registrasi dilakukan dengan mudah, baik itu untuk mendapatkan ID Badge dan sticker kendaraan sebagai tanda pengenal untuk mendapatkan akses selama bekerja mendukung event ini. Proses yang kami lalui pun cukup cepat, sore ini kita memasukkan data, dan besok pagi ID Badge dan sticker kendaraan sudah kami peroleh,” ujar Nike.
Nike pun berharap, ke depan Kemensetneg terus melakukan inovasi dalam pelayanan registrasi sehingga lebih seamless, seperti tidak perlu lagi ada tatap muka, ID Badge cukup dengan menggunakan keamanan barcode yang dikoordinir oleh masing-masing PIC, yang tentunya telah diverifikasi terlebih dahulu oleh Tim Kemensetneg dan Pasukan Pengamanan Presiden.
Pendaftaran secara online ini bertujuan untuk memudahkan para tamu negara, delegasi, serta peserta yang berasal dari Indonesia dan mancanegara untuk mendapatkan tanda pengenal (ID Card) setibanya sampai di lokasi penyelenggaraan.
Teknologi ini dilakukan sebagai wujud profesionalisme dan komitmen Pemerintah Indonesia dengan memberikan prosedur dan sistem yang memudahkan dan memberikan kenyamanan dan keamanan bagi setiap stakeholders yang hadir.
Tanda pengenal yang akan digunakan para tamu negara, delegasi, dan panitia penyelenggara memiliki keunikan khusus, dimana tanda pengenal tersebut disematkan hologram yang berlogo Pasukan Pengaman Presiden (Paspampres) yang menjamin keaslian dan keamanan dari tanda pengenal (ID Card) dimaksud.
ID Card tersebut memudahkan tim pengamanan untuk mengenali setiap orang yang masuk ke lokasi penyelenggaraan. Jika terjadi ketidaksesuaian data, orang dimaksud tidak dapat memasuki lokasi. Dengan cara ini, Pemerintah Indonesia memastikan berjalannya penyelenggaraan HLF-MSP dan IAF ke-2 dengan sistem yang memudahkan serta memberikan kenyamanan dan keamanan para delegasi, tamu negara, dan panitia pendukung.
Adapun tanda pengenal tersebut terdiri atas berbagai kategori, diantaranya Overpass, Organizing Committee, Indonesian Official, Delegates, National Committee, dan Technical Staff. (FF/WNS-Humas Kemensetneg)