Dilema Arsip Sebagai Aspek Penting Kehidupan yang Kadang Terlupakan

Foto: Biro Humas Kemensetneg

Arsip sebagai salah satu aspek kehidupan sehari-hari yang kadang terlupakan dan terabaikan. Arsip sering dianggap sebagai tumpukan kertas-kertas lama yang tidak berguna dan dijual pada pengepul barang bekas. Mulai dari duduk di bangku sekolah dasar hingga jenjang menengah atas tidak ada pelajaran yang memberikan pengetahuan mengenai arsip. Baru di bangku perkuliahan dengan program studi kearsipan atau konsentrasi kearsipan, pengetahuan mengenai arsip mulai dijelaskan.

Foto: Depo Arsip (Dokumentasi Pribadi April 2022) 

Berdasarkan Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan berupa media yang dihasilkan teknologi yang diciptakan dan diadopsi oleh berbagai organisasi. Selain itu, UU ini juga menjelaskan berbagai jenis arsip, seperti arsip dinamis, arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis, arsip terjaga, dan arsip umum.  Arsip aktif memiliki frekuensi penggunaan yang tinggi, arsip inaktif memiliki frekuensi penggunaan yang telah menurun, arsip statis memiliki nilai guna sejarah, arsip terjaga berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa, serta arsip umum yaitu arsip yang tidak termasuk arsip terjaga.

Keberlangsungan hidup arsip bukan hanya tanggung jawab para arsiparis atau document controller akan tetapi tanggung jawab seluruh masyarakat karena pada kenyataannya setiap hari kita sudah menciptakan arsip dalam kegiatan sehari-hari, terutama arsip aktif sebagai arsip yang digunakan tiap individu seperti Surat Izin Mengemudi (SIM), Kartu Tanda Penduduk (KTP), akta dan lainya.

Untuk meminimalisir kerusakan manual arsip aktif yang kita miliki terdapat beberapa hal yang harus kita perhatikan antara lain:

1. Menyimpan arsip dalam almari untuk menghindari kerusakan akibat terjadinya bencana seperti banjir.
2. Memberikan kapur barus di almari tempat menyimpan arsip sebagai pengharum, menjaga kelembapan, dan mencegah jamur.
3. Tidak melaminasi karena akan merusak fisik arsip. Lebih baik arsip ditempatkan pada map yang disimpan dalam almari.

Memasuki era yang serba digital, teknologi kini semakin merasuk di berbagai aspek kehidupan dan dimanfaatkan untuk menunjang kemajuan, salah satunya kearsipan dengan nama lain sistem otomasi kearsipan. Mulyadi (2016: 3) menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dengan penggunaan sistem otomasi merupakan sistem pencatatan yang menggunakan fasilitas pengolahan data elektronik dengan menggunakan teknologi. Beberapa pekerjaan kearsipan yang sudah bertransformasi karena adanya kemajuan era digital antara lain:

1. Adanya komputer dan laptop : sebagai alat untuk menyimpan arsip digital.
2. Scanner atau pemindai: sebagai alat alih media arsip manual ke arsip digital.
3. Surat Elektronik atau E-mail : sebagai software aplikasi untuk mengirim pesan dalam bentuk elektronik, tidak seperti dahulu menggunakan pos.

Pengaruh kemajuan teknologi yang berkembang pesat harus dimaksimalkan untuk kebermanfaatan. Menjaga arsip yang kita miliki juga salah satu bentuk mencintai arsip. Arsip penting, arsip berguna, dan arsip harus dirawat agar sewaktu-waktu ketika kita memerlukan arsip tidak usah mencari-cari lagi dalam tumpukan berkas karena sudah kelola, disimpan, dan dijaga dengan baik setiap harinya.

Daftar Pustaka

Mulyadi, 2016. Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi. Jakarta: PT. Grafindo Persada

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Penulis          : Silvi Sitaviana, S.Tr.S.I.

Profesi           : Asisten Penelitian 

Institusi         : Universitas Diponegoro