Pengawasan Kearsipan Internal Dorong Perbaikan Penyelenggaraan Kearsipan di Kemensetneg

Biro Tata Usaha (TU), Sekretariat Kementerian selaku unit pembina kearsipan di Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) telah melakukan Pengawasan Kearsipan Internal sejak tahun 2018. Pengawasan internal ini diterapkan untuk menciptakan tata kelola arsip yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.

Pengawasan kearsipan internal dilakukan oleh Tim Pengawas Kearsipan. Tim beranggotakan perwakilan pejabat/pegawai yang berasal dari Biro TU, Inspektorat, Asisten Deputi Hukum, Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja, dan Unit Kearsipan II dari Sekretariat Presiden, Sekretariat Wakil Presiden, dan Sekretariat Militer Presiden. Komposisi tim ini diharapkan dapat menjamin objektivitas penilaian dan penetapan hasil pengawasan karena hasil dari pengawasan kearsipan internal merupakan pengakuan formal atas penyelenggaraan kearsipan di seluruh unit pengolah/kerja dan unit kearsipan termasuk istana kepresidenan di daerah.

Pada tahun 2019 Tim Pengawas Kearsipan Internal di lingkungan Kemensetneg kembali dibentuk. Pembentukan tim tersebut ditetapkan dalam Keputusan Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara Nomor 95 Tahun 2019. Tim ini bertugas melakukan audit kearsipan internal terhadap 4 Unit Kearsipan III di istana kepresidenan di daerah. Selain itu, tim juga bertanggung jawab melakukan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan terhadap 45 unit pengolah dan 3 Unit Kearsipan II. Berdasarkan hasil pengawasan kearsipan internal tersebut ditetapkan bahwa:

1. 27 unit kerja mendapatkan kategori AA (Sangat Memuaskan), 12 unit kerja mendapatkan kategori A (Memuaskan), 4 unit kerja mendapatkan kategori BB (Sangat Baik), dan 2 unit kerja mendapatkan kategori B (Baik);
2. 3 Unit Kearsipan II secara keseluruhan mendapatkan kategori AA (Sangat Memuaskan); dan
3. 2 Unit Kearsipan III di istana kepresidenan di daerah mendapatkan kategori AA (Sangat Memuaskan) dan 2 mendapatkan kategori A (Memuaskan).

Tim Pengawas Kearsipan Internal juga menetapkan unit kerja dengan peringkat I diraih oleh Biro Umum, Sekretariat Militer Presiden, peringkat II diraih oleh Biro Administrasi, Sekretariat Presiden, dan peringkat III diraih oleh Biro Administrasi Pejabat Negara, Deputi Bidang Administrasi Aparatur. Unit Kearsipan Sekretariat Militer Presiden menjadi Unit Kearsipan II terbaik sementara Unit Kearsipan III terbaik diraih oleh Istana Kepresidenan Yogyakarta.

Pada tahun 2018, hasil pengawasan kearsipan yang dinilai oleh Tim Kearsiapan Internal di Kemensetneg menunjukkan bahwa 15 unit kerja mendapatkan kategori baik, 23 unit kerja mendapatkan kategori cukup, 7 unit kerja mendapatkan kategori kurang, dan 3 Unit Kearsipan II secara keseluruhan mendapatkan kategori baik.

Berkaca dari Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) tahun 2018, nilai seluruh obyek pengawasan tahun 2019 mengalami peningkatan yang sangat signifikan. Data tersebut menunjukkan bahwa seluruh unit kerja dan Unit Kearsipan II telah berupaya untuk memperbaiki sistem penyelenggaraan kearsipan di unitnya masing-masing. Bahkan semangat perbaikan tata kelola arsip juga terlihat pada Unit Kearsipan III di istana kepresidenan di daerah. Meskipun baru dilakukan audit kearsipan pada tahun 2019, hasil audit menunjukkan penyelenggaraan kearsipan juga telah dilakukan sesuai dengan standar kearsipan. Menteri Sekretaris Negara pun memberikan penghargaan dan apresiasi setinggi-tingginya kepada seluruh unit kerja dan unit kearsipan atas segala upaya perbaikan penyelenggaraan kearsipan di Kemensetneg.

Setiap tahunnya, LAKI yang disusun oleh pemimpin pencipta arsip disampaikan kepada Kepala ANRI sebagai salah satu bahan penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN). Tidak terkecuali LAKI Kemensetneg Tahun 2019. Selain LAKI, komponen lain yang dibutuhkan untuk menyusun LHPKN adalah LAKE atau Laporan Audit Kearsipan Eksternal. LHPKN ini kemudian akan menjadi gambaran kondisi penyelenggaraan arsip secara nasional.

Di tahun 2021 nanti, hasil pengawasan kearsipan internal berpengaruh terhadap hasil penilaian pengawasan kearsipan eksternal yang dilakukan oleh ANRI kepada Kemensetneg. Oleh karena itu, Biro Tata Usaha secara rutin akan terus memonitor dan mengevaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemensetneg. Hal ini dilakukan demi tercapainya prioritas penyelamatan arsip bernilai kebangsaan dan kesejarahan. Tentu saja, tujuan lainnya adalah untuk mendukung penilaian reformasi birokrasi yang kini memasukkan nilai pengawasan kearsipan internal sebagai salah satu komponen di dalamnya. (Ach. Fauzan_Biro Tata Usaha-Humas Kemensetneg)